※こちらの記事は Microsoft 365 Advent Calendar 2025 6日目の記事です。
毎日Outlookでメールをさばき続ける現役営業パーソンが、Outlookの活用において意識している点をまとめて書きます。
この記事の想定読者と目的
想定読者：Outlookを使ってメールの送受信を業務で行っている。何かしら改善させたい。
目的：明日から活用できるOutlookのTipsを1つでも持ち帰っていただく
最重要！メールの仕分けは極力シンプルにしよう
個人的に最も大事だと思うポイントを書きます。
メールの仕分けルールは、極力シンプルにするのが良いです。
理由は、複雑なルールを使っても管理できなくなる（読まなくなる）ためです。
私は過去、ルールを10個（！）ほど乱立させていたことがありました。
しかし、多くのフォルダーに振り分けられたメールを読まなくなり、かえって訳が分からなくなりました。
自分の管理できる範囲で、極力ルールは最小限にするのが良いと考えます。
なお私は、下記3つのフォルダーを利用しています。
①受信トレイ：その名の通り、受信トレイ。
②To 自分：自分宛に来るメール。
③受注登録：申し込みが来たときにシステムから自動で来るメール。件数が多く、（営業職につき）たまに参照することがあるためフォルダー分け。
見るべきメール以外は全部アーカイブに入れよう
また、見るべきメール以外をアーカイブに全て入れるのもオススメです。
アーカイブしないと、「どのメールを参照すべきか」「どのメールに返信すべきか」が一目で分からないためです。
先ほど3つのフォルダーを利用していると書きました。
「見るべきメール以外を全部アーカイブに入れる」ことで、Outlookでタスク管理を行うことができます。
再度、3つのフォルダーを挙げつつ、どのように運用しているかを記載します。
①受信トレイ：「見なくて良い」と判断したメールはアーカイブに入れる。「参照すべき」と判断したメールは受信トレイに残すが、「見なくて良い」状態になればアーカイブに入れる。結果として、「優先度：中」のタスクリストとして機能する。
②To 自分：基本的に受信トレイと同じ。受信トレイのメールのうち、緊急度が高いものや自分が何かしらアクションをしなければいけないものは、「受信メール→To 自分」に移動させる。結果として、「優先度：高」のタスクリストとして機能する。
③受注登録：件数が膨大であるため、アーカイブに入れることはしない。1日に1－2回ほど件名を流し読みして（件名に顧客名が記載されているため）、未読メールを「すべて開封済み」にする。結果として、新たに受注登録のメールが届いたときに、未読メールの数で気づくことができる。
そのうち参照しないといけないメールは予定表に入れるのもアリ
タスク管理の観点です。
上述したルールで運用していると、こんなメールが出てくることがあります。
「今は見なくて良いけど、そのうち見る必要が出てくるな…」
こんなメールまで受信トレイに入れていると管理できなくなるので、私はOutlookの予定表に入れて管理しています。
「そのうち見る必要が出てきそう」な時期に予定を作り、その予定にメールを添付しています。
結果、その時期が来るまで脳のメモリをムダ使いせず、その時期が来たときに「あ、こんなのもあったな」と思い出すことができます。
（余談ですが、「不要なことに脳のメモリ・労力・メンタルを使わない」のは、タスク管理において重要だと個人的に考えます）
ただ…これは万人には勧められないです。
Outlookの予定の数が増えるのと、そもそも組織のポリシー上推奨されない可能性があるためです。
あくまで「n=1」として、こんなやり方もあると参考にしていただければ嬉しいです。
1つでもOK！ショートカットを駆使しよう
すでに実践されている方も多いと思いますが、想像される以上に多くのショートカットキーが存在します。
一覧表を眺めるというより、「この操作、ショートカットキーがあるのかな？」とググって、1つでも実践されるのが良いと思います。
個人的に気に入っているのは、下記のショートカットキーです。
・全員に返信する：Ctrl＋Shift＋R
・次のメッセージに進む：Ctrl＋>（逆はCtrl＋<）
・「フォルダー」ウィンドウに移動する：Ctrl＋Y
・「メール」に移動する：Ctrl＋1
・「予定表」に移動する：Ctrl＋2
・「検索」ウィンドウに移動する：Ctrl＋E
よくやる操作は「クイック操作」を行おう
ただ、よく行う処理のショートカットが存在しないことがあります。
そんなときは、「クイック操作」を行いましょう。
クイック操作とは、よく行う処理をボタン1つで実行できる機能です。
詳細のやり方は、以下の公式ページに分かりやすくまとめられています。
Outlook のクイック ステップを使用して、一般的なタスクまたは反復的なタスクを自動化する – Microsoft サポート
定型句は「クイックパーツ」を使おう
私のような営業職だと、定型句を入力する機会が多いと思います。
そのような方は、「クイックパーツ」を利用しましょう。
クイックパーツは、メール本文で良く使う文章を登録しておくと、ワンクリックで挿入できる機能です。
「辞書登録」との違いは、改行も反映してくれる点です。
例えば、下記のような文章を一発で挿入することができます。営業職にとっては嬉しいですね。
お世話になっております。
株式会社○○の△△です。先日ご依頼いただいた資料をお送りいたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
クイックパーツの登録方法は、下記のブログ記事が分かりやすいです。
→【クイックパーツ】Outlook – 定型文を挿入する便利な機能 | Tシャツ好きの気ままにトリップ
Copilotの力を借りよう
Copilotを使える環境でしたら、Copilotの活用もオススメです！
1年前、自分が作った下記の資料をベースに、カンタンに補足説明します。
上記資料のp.8-p.9に書かれている要約機能は、個人的にイチ押しです！
またp.11に記載のメールの下書き機能も、有益です。
特にメンタルが削られるネガティブな内容への返信作成や、英文メールへの返信作成に有効です。
（0→1でしんどいメールを作るのはメンタルへのダメージがありますが、ざっくりCopilotが作ってくれたメールの手直しだと、そのダメージは軽減されます！）
番外編：誤送信はソリューションと心構えの両方で防ごう
メールの誤送信、したことはありますか。
恥ずかしながら、私はしたことがあります…。
メールの誤送信を個人で防ぐ方法や心構えはいくつかありますが、個人的にはソリューションと掛け合わせて防ぐのが良いと考えます。
個人でできる範囲には当然個人差があり、限界があるためです。
わりと使われているのは、Active gateでしょうか。
このようなソリューションを使いつつ、個人レベルでもしっかり対策を行うことで、誤送信に伴う不要な事後対応の根絶を目指すのが良いと思います。
Microsoft 365,Google Workspaceと連携するメール誤送信防止サービスActive! gate SS（アクティブゲートエスエス）
まとめ（もっと学びたい方はこちらの書籍を⋯）
ということで、現役営業パーソンが行っていることを書きました。
より詳しく知られたい方は、下記の書籍が大変オススメです。
楽しいOutlookライフで、お仕事を少しでもラクに、少しでも楽しくしていきましょう！