営業職である私は、毎日Backlogを使っています。
こう書くと「営業がプロジェクト管理ツールを？？」と意外に思う方もいるかもしれません。正直、私もそう感じていた時期がありました。（前職では1ミリも使っていませんでしたし…。）
この記事では、日々どのようにBacklogを使っているかを紐解きつつ、定着に向けたTipsをご紹介いたします。
⚠ はじめに
実務の話に触れるため、ぼやかして書いている箇所も多々ございます。何なら業務に関わる内容は、あえて真実と異なる内容を含めています。あらかじめご了承ください。
この記事の対象と目的
対象読者
・Backlogの導入・定着に悩んでいる方（特にエンジニア以外の方々が所属する組織）
・営業やバックオフィスなど、エンジニア以外の部署でBacklogを使わせたいと思っている方
・部署間の依頼管理をメールでやっていて、限界を感じている方
目的
・ツールの良さだけでなく、運用の仕組みがカギだと認識いただく
・再現性のある具体的なヒントを持ち帰っていただく
※Backlogの公式ページ：Backlog | チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール
組織での使いどころ
営業がBacklogに課題起票するのは、主にこのような場面です。
① 営業事務への依頼
受注登録・請求書発行・顧客データベースへの新規登録や変更などなど…。
おそらくですが、Backlog導入前はこれらを全部メールでやり取りしていたと思われます。私が入社した数年前でも、一部の依頼はメールのテンプレートで行っていたためです。
細かい質問やイレギュラーな依頼はメールやチャットで行うこともありますが、それなりの頻度で発生し得る依頼ごとは、ほぼ全てBacklogで行うようにしております。
②マーケ部門への依頼
マーケティング部門への依頼も、営業によっては一定水準以上の頻度で発生します。例えば、顧客向けWebページの修正・追加など。
こちらも以前はメールやチャットで進めていたと思われますが、今はBacklogで課題を起票することが多いです。
③大規模案件の進行管理
数か月間にわたる長期間の案件など…。
複数部署をまたぐプロジェクトでは、Backlogを使って進捗を管理しています。
そして営業だけじゃなく、営業事務もマーケも、他の部署も普通にBacklogを使っています。特定の部署だけのツール、というわけではありません。
なぜメールではダメだったのか
ほんのりメールのテンプレートで管理した時代を知っているので言えます。
一番の問題は、依頼が流れてしまうことでした。
メールは受信ボックスに届いた瞬間から、どんどん後ろに押し流されていきます。対応済みなのか、まだなのか、誰が確認しているのか。そういう状態が見えにくい。
「ニシさん、あの件どうなってますか？」という確認メールが発生し、それに返信が来て、また別の依頼が来て…いたずらに、メールの量だけが増えていきました。
Backlogに移してから、この「確認のための確認」がほぼなくなりました。課題を開けば、状況がすぐわかるからです。
なぜBacklogなのか
「他のツールじゃダメなの？」という話もあろうかと思います。
私はツールの選定には一切関わっていないのですが、一番の理由はUIが直感的でわかりやすいことだと推察します。
営業は驚くほど忙しいですし、ツールの使い方を勉強する時間と気力はほぼありません。自戒を大いに込めつつ書きますが、何ならリテラシーもありません…。それでも「とりあえず触れば使える！」くらいの分かりやすさが、Backlogにはあります。
あと、課題ごとにコメントのやりとりができるので、「どこで何が決まったか」が自然と残ります。メールだと送った人のボックスにしか履歴が残らないことがありますが、Backlogなら関係者全員が同じ状態を見られます。
これが地味に…いや派手にありがたいです。誰かにわざわざ聞かなくとも、過去情報や類似案件をカンタンに参照できるためです。ここも、導入後に定着し続けている大きな理由だと考えます。
ただ入れるだけではNG。設計や運用がキモ
「Backlogを入れさえすれば自然に定着する」
ここまでBacklogのメリットを様々書きましたが、ただ入れるだけでは定着しないと思います。ヘイシャにおいても、そうだったでしょう。
間違いなく、設計や運用がキモだったと思います。
ヘイシャがやってきた工夫の数々のうち、2つをピックアップして紹介します。
工夫①：課題テンプレートを徹底的に作り込んだ
Backlogには「課題テンプレート」という機能があります。
→課題テンプレート：課題のテンプレート – Backlog ヘルプセンター
課題の種別ごとに、あらかじめ件名と詳細（説明文）のひな形を設定しておくことができます。課題を追加するときに種別を選ぶだけで、テンプレートが自動で反映される機能です。
ヘイシャでは、このテンプレートを徹底的に作り込みました。
「どこに何を書くか」を全部言語化して、テンプレートに埋め込みました。たとえば、こんな感じです。
## お店の名前を忘れずメンションしてください
## 上長承認が必要な際は、上長を忘れずメンションしてください
・麺の硬さ（以下から選んでください）
普通・硬め・バリカタ
## 初回は普通推奨。バリカタは上級者向けです
・脂の量（以下から選んでください）
普通・少なめ・多め・マシ・マシマシ
## マシマシは上長承認を得てください
・にんにく（以下から選んでください）
なし・少し・普通・マシ・マシマシ
## 午後に商談がある方はなしを強く推奨します
・野菜（以下から選んでください）
普通・マシ・マシマシ
・背脂
普通・多め
## 備考・その他コール
（例：あつあつで 辛め追加 など
※「全部マシマシ」は本部長の承認が必要です。証票のメールを添付してください。
注意書きやチェックリストも詳細欄に入れておくことで、考えなくても埋められる状態を作りました。
なぜここまでやるか。
驚くほど、営業はテキトーだからです（自分のことです、スミマセン…）。
フォーマットが決まっていないと、人によって書く内容がバラバラとなります。特に営業職は、その振れ幅が顕著です。
課題テンプレートで「ミスれない設計」にしたことで、記入漏れや伝達ミスが、明らかに減りました。
…ゼロではないですが…（反省）
工夫②：親子課題の使い方をシンプルに固定した
また、Backlogには「親子課題」という機能があります。
→親子課題：親子課題について – Backlog ヘルプセンター
大きな課題（親課題）を、細かい作業（子課題）に分割して管理できる機能です。
ヘイシャでも使っている部署はあります。営業が関わる一部の課題においても、子課題を追加しようとルールにしてみたことがありました。
結果、うまくいきませんでした。
子課題の粒度がバラバラになり、誰が何をどこまで管理するのか曖昧になり、気づいたら誰もメンテしていない課題が複数残ってしまいました。また、そもそも子課題の追加が漏れるという事象も頻発しました。
この失敗を経て、今の運用は変わっています。
「子課題の追加と管理：営業はタッチしない」
営業が触る部分（親課題の起票）はシンプルに保つ。複雑な操作は、ツールに慣れた担当者だけがやる。そう役割を分けることで、運用が安定しました。
まとめ
Backlogが全社で定着した理由を、一言でまとめるとこうなります。
→「使いやすいツール」×「ミスしようがない設計」
どんなに良いツールでも、設計や運用が曖昧だとうまくいきません。逆に、仕組みさえ整えれば、タスク管理が不得意な方々でもちゃんと動けます。
もし営業などエンジニアでない方々に対するBacklogの定着に悩んでいる方がいたら、課題テンプレートの作りこみを検討してみてはいかがでしょうか。
※おまけ：失敗談は正直に書いた方が伝わると思って、そのままにしました。きれいごとだけの事例紹介より、転んだ話の方がリアルで役に立つはずなので…。